Informativa Privacy — Soci

Versione v2

Tesseramento e area soci dell'Associazione Culturale Metropol — versione v2

Questo documento spiega cosa succede ai tuoi dati quando chiedi di diventare socio del Metropol, quando rinnovi la tessera e quando entri nella tua area soci. È l'informativa prevista dall'art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR).

Ti chiediamo di leggerlo prima di inviare la domanda di iscrizione. Leggerlo non è un consenso: è il modo in cui ti diciamo cosa facciamo. L'unica cosa che ti chiediamo davvero di scegliere è in fondo, e riguarda le comunicazioni sulla programmazione.

Chi tratta i tuoi dati

Associazione Culturale Metropol
Via Tione 25 — 37069 Villafranca di Verona (VR)
P.IVA 04274550237
In persona del presidente pro tempore.

Per qualunque richiesta sui tuoi dati scrivi a info@cinemametropol.com, oppure alla PEC pec@pec.cinemametropol.com. L'Associazione non ha un responsabile della protezione dei dati (DPO): non rientra nei casi in cui la legge lo impone.

Quando fai domanda di iscrizione

Nel modulo di iscrizione ti chiediamo:

Nome e cognome — obbligatori: sono quello che finisce sul libro soci e sulla tessera.
Email — obbligatoria: è l'indirizzo a cui ti diciamo com'è andata la domanda, ed è la chiave con cui entrerai nella tua area soci.
Cellulare — facoltativo: serve ad avvisarti con un SMS quando l'iscrizione è confermata, e a farti entrare nell'area anche se un giorno non hai più quell'email.
Indirizzo, comune, CAP e provincia — facoltativi: servono se dobbiamo mandarti qualcosa per posta.
La dichiarazione di essere maggiorenne.
Il tipo di quota che scegli e come la paghi (carta o in cassa).

Registriamo inoltre la data e l'ora della domanda, e le spunte che hai messo: presa visione di questa informativa, accettazione dello statuto, e l'eventuale consenso alle comunicazioni sulla programmazione.

Se paghi con carta, il pagamento avviene sulle pagine di Stripe: il numero della carta lo raccoglie e lo custodisce Stripe, noi non lo vediamo e non lo conserviamo mai. A noi torna l'esito del pagamento, l'importo e un identificativo della transazione.

Mentre scrivi l'indirizzo, il modulo ti propone dei suggerimenti che arrivano da Google Maps: quello che digiti in quel campo viene inviato a Google mentre lo scrivi, per farti trovare la via. Puoi ignorare il suggeritore e scrivere l'indirizzo a mano, oppure lasciare il campo vuoto: è facoltativo.

Cosa succede alla tua domanda

Chi fa domanda non è ancora socio: è il Consiglio Direttivo a decidere. Fino a quel momento i tuoi dati restano nell'elenco delle domande, separati dal libro soci, e non ricevi nessuna comunicazione riservata ai soci.

Registriamo quando la domanda è stata decisa, da chi, e — se venisse respinta — il motivo, perché è quello che ti diciamo quando ti restituiamo la quota.

Se hai scelto di pagare in cassa e non passi mai a pagare, la domanda resta in sospeso: ce ne ricordiamo noi.

Quando diventi socio

All'approvazione i tuoi dati passano nel libro soci e nasce la tua tessera. Da lì in avanti conserviamo:

Numero di tessera, nome, cognome e i recapiti che ci hai dato.
La data della tua prima iscrizione — anche se arriva dall'archivio precedente.
Le quote versate: data, importo e tipo, una per stagione.
I codici della tessera: il codice stampato sotto il QR, che lo scanner legge in cassa, e il segreto del link che apre la tua area soci dal telefono.

Il libro soci e il registro delle quote non sono una nostra scelta organizzativa: sono i registri che un'associazione deve tenere, e il fondamento del rapporto associativo.

Quando entri nella tua area soci

Si entra in due modi:

Con un codice usa e getta, che ti mandiamo per email o per SMS al recapito che risulta in archivio. Serve a dimostrare che quella casella o quel numero sono davvero tuoi.
Dal link stampato sulla tua tessera, che apre l'area senza chiedere niente.

I due modi non sono equivalenti, e il sistema lo sa: chi entra dal link della tessera non può cambiare i recapiti di accesso, perché un pass si può anche prestare. Per cambiarli serve il codice.

Dentro l'area vedi la tua tessera, le tue quote e i tuoi dati, e puoi correggerli da solo. L'email no: è la chiave con cui entri, quindi la cambiamo noi su tua richiesta, dopo esserci accertati che sia tu a chiederlo.

Se la tua email è la stessa di un altro socio — succede, quando una famiglia usa una casella sola — ti chiediamo quale delle due tessere vuoi aprire. Non ti mostriamo mai i dati dell'altra persona senza che tu l'abbia scelta esplicitamente.

Perché trattiamo questi dati, e con quale base giuridica

Cosa	Perché	Base giuridica
Domanda di iscrizione, libro soci, quote, tessera	Costituire e gestire il rapporto associativo	Esecuzione del contratto associativo — art. 6.1.b
Registri delle quote e documenti di pagamento	Obblighi contabili e fiscali dell'Associazione	Obbligo di legge — art. 6.1.c
Comunicazioni ai soci sulla vita associativa (assemblee, convocazioni, avvisi)	Sono il modo in cui l'Associazione parla ai propri soci	Esecuzione del contratto associativo — art. 6.1.b
Comunicazioni sulla programmazione e sulle iniziative	Tenerti informato su film ed eventi	Il tuo consenso — art. 6.1.a
Codici di accesso all'area soci	Farti entrare e proteggere la tua scheda	Esecuzione del contratto associativo — art. 6.1.b
Log tecnici del sito e dell'applicazione	Sicurezza e ricostruzione dei malfunzionamenti	Legittimo interesse — art. 6.1.f

Le due righe sulle comunicazioni sono diverse apposta. La convocazione di un'assemblea ti arriva perché sei socio, e non è pubblicità. La newsletter sui film che escono ti arriva solo se l'hai chiesta, e puoi smettere quando vuoi: dalla tua area soci, oppure dal link in fondo a ogni email.

Se non dai quel consenso resti socio a tutti gli effetti, con gli stessi diritti. Semplicemente non ti scriviamo dei film.

Per quanto tempo li teniamo

Domande mai pagate: 6 mesi, poi si cancellano. Chi apre il modulo e non paga non ha fatto una domanda.
Domande respinte: 12 mesi dalla decisione — il tempo di spiegare la decisione e di chiudere il rimborso — poi si cancellano.
Libro soci e quote versate: le quote sono documenti contabili e si conservano 10 anni dalla chiusura dell'esercizio, come impone l'art. 2220 del Codice civile. Nome, cognome, numero di tessera e data di prima iscrizione restano nel libro soci per tutta la vita dell'Associazione: è il registro che documenta chi ne ha fatto parte.
Recapiti di chi non rinnova (email, telefono, indirizzo): 24 mesi dalla scadenza dell'ultima quota, poi si cancellano dall'anagrafica. Restano il nome e le quote versate, non i modi per contattarti.
Tessera e i suoi codici: finché la tessera è valida. Quando decade, decadono anche i codici.
Log tecnici di accesso: 12 mesi.

Puoi chiedere la cancellazione prima di questi termini: la facciamo, tranne che sui dati che la legge ci obbliga a conservare (le quote versate, appunto). In quel caso ti diciamo esattamente cosa resta e perché.

Chi vede i tuoi dati

Dentro l'Associazione, il libro soci è visibile solo ai volontari incaricati della gestione soci e agli amministratori del sistema. Non è visibile agli altri volontari, e non è visibile a chi tiene la contabilità: al tesoriere, per far quadrare i conti, il sistema mostra il totale delle quote incassate, non i nomi di chi le ha versate. Non è una promessa organizzativa, è una regola imposta dal database.

Chi è incaricato è vincolato per iscritto alla riservatezza (art. 29 GDPR).

Fuori dall'Associazione, ci appoggiamo a fornitori che agiscono come responsabili del trattamento (art. 28 GDPR), ciascuno vincolato a usare i dati solo per quello che gli chiediamo:

Fornitore	Cosa fa	Dove
Supabase	Banca dati e sistema di accesso, compreso l'invio del codice usa e getta	Unione Europea (Irlanda)
Vercel	Ospita l'applicazione e ne registra i log tecnici	Irlanda (Unione Europea), dove gira l'applicazione; la società è statunitense e può trattare negli Stati Uniti parte dei dati tecnici, come i log (Data Privacy Framework)
Stripe	Incassa i pagamenti con carta	Stati Uniti (Data Privacy Framework)
Resend	Spedisce le email di servizio (esito della domanda, tessera)	Stati Uniti (Data Privacy Framework)
Brevo	Spedisce gli SMS e le newsletter	Francia
Google	Suggerisce l'indirizzo mentre lo scrivi nel modulo	Irlanda, con trasferimenti negli Stati Uniti (Data Privacy Framework)
Lo studio commercialista dell'Associazione	Adempimenti contabili e fiscali	Italia

Quando un fornitore tratta dati fuori dall'Unione Europea, il trasferimento è coperto dal Data Privacy Framework o dalle clausole contrattuali standard della Commissione europea.

Oltre a loro, i dati possono essere comunicati alle autorità quando la legge lo impone.

Cosa NON facciamo

Non vendiamo e non cediamo i tuoi dati a nessuno.
Non ti profiliamo e non usiamo i tuoi dati per pubblicità.
Non prendiamo decisioni su di te in modo automatico.
Non usiamo l'elenco dei soci per finalità diverse da quelle scritte qui: né commerciali, né politiche, né di raccolta fondi per conto di altri.

I tuoi diritti

In qualsiasi momento puoi chiederci:

accesso ai tuoi dati (art. 15);
rettifica di quelli sbagliati (art. 16) — molti puoi correggerli da solo nella tua area soci;
cancellazione (art. 17), nei limiti degli obblighi di legge scritti sopra;
limitazione del trattamento (art. 18);
portabilità dei tuoi dati in un formato leggibile da una macchina (art. 20);
opposizione al trattamento fondato sul nostro legittimo interesse (art. 21).

Dove ti abbiamo chiesto il consenso — le comunicazioni sulla programmazione — puoi ritirarlo quando vuoi, dalla tua area soci o dal link in fondo a ogni email. Resta valido quello che è successo prima.

Basta una email a info@cinemametropol.com: rispondiamo entro un mese.

Se pensi che stiamo sbagliando puoi rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — garanteprivacy.it) oppure al giudice ordinario.

Documento versione v2 — 16 settembre 2026. Rispetto alla v1 cambia solo dove gira l'applicazione: ora su server in Irlanda, nell'Unione Europea, e non più negli Stati Uniti. Se cambieranno gli strumenti o le finalità, aggiorneremo questo testo e lo troverai qui, con una nuova data.